Оформление приема-передачи кадровых документов

Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен! Сообщество Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

оформление кадровых документов

Кадровые документы организации — оформление, регистрация и хранение

В титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, которую он должен ставить разборчиво. Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму рис. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

К такой информации п. Каждая из записей должна быть пронумерована и иметь основания ее внесения военный билет, справки и т. Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу.

При заполнении графы 3 трудовой книжки, куда заносятся сведения о работе, сначала в виде заголовка, без номера и даты должно быть указано полное наименование организации в соот-ветствии с ее уставом.

Оно может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Личное дело Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже. В состав личного дела входят следующие документы: Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах.

Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты рис. Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании аттестат, диплом, сертификат и др.

Копии можно снимать только с подлинников этих документов. Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы ли-бо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица. В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты договоры , заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта. Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты: Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров. Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор.

Унифицированные формы Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности. Перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда приводится в нижеследующей таблице. Приказ о приеме на работу Т-1, Т-1а Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа распоряжения о приеме на работу: В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность специальность, профессию ; фамилию, имя, отчество работника; срок действия трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ распоряжение объявляют работнику работникам под расписку. Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов — листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. Приказ подписывает руководитель организации учреждения и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы.

Обязательное требование — подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Та К кадровой документации относятся и документы о командировании работников.

На основании этого документа будет издаваться приказ распоряжение о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Приказ о направлении в командировку Т-9, Т-9а После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку.

Документация информационно-расчетного характера. Документация по учету и регистрации. Служебная внутренняя переписка официального характера. Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие. Документация, регламентирующая трудовые отношения Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия.

С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории: Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом решение производственных вопросов, о штатном расписании и т. Распоряжения, касающиеся сотрудников приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку , справку о трудоустройстве, трудовой договор , а также приказы копии , составленные при трудоустройстве и увольнении.

Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность — они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы. Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству. Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия. Журналы регистрации кадровых документов В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация.

Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Всего комментариев: 0

оформление кадровых документов

Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату.

Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен! Сообщество Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Данная Инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Работодатель за исключением работодателей — физических лиц обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность — на основании документов об образовании аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т.

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки работник и заверяет своей подписью. В титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, которую он должен ставить разборчиво.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму рис. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

К такой информации п. Каждая из записей должна быть пронумерована и иметь основания ее внесения военный билет, справки и т. Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу. При заполнении графы 3 трудовой книжки, куда заносятся сведения о работе, сначала в виде заголовка, без номера и даты должно быть указано полное наименование организации в соот-ветствии с ее уставом.

Оно может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Личное дело Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже. В состав личного дела входят следующие документы: Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты рис.

Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании аттестат, диплом, сертификат и др. Копии можно снимать только с подлинников этих документов. Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы ли-бо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника. Трудовые контракты договоры , заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты: Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.

Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор. Унифицированные формы Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда приводится в нижеследующей таблице. Приказ о приеме на работу Т-1, Т-1а Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа распоряжения о приеме на работу: В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность специальность, профессию ; фамилию, имя, отчество работника; срок действия трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ распоряжение объявляют работнику работникам под расписку. Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов — листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. Приказ подписывает руководитель организации учреждения и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы.

Обязательное требование — подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Та К кадровой документации относятся и документы о командировании работников.

На основании этого документа будет издаваться приказ распоряжение о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Приказ о направлении в командировку Т-9, Т-9а После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку.

Приказ о направлении в командировку составляет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. В приказе должны быть указаны: При необходимости могут быть указаны также источники оплаты командировочных расходов или другие условия направления в командировку.

Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью.

Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом при его наличии и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Составляется график отпусков обычно в 3 экземплярах: В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью ТК РФ. Приказ после подписания регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело. Приказ распоряжение о поощрении T, Та Существуют унифицированные формы приказов о поощрении: Основанием для составления таких приказов служит докладная записка представление руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.

Поощряемый знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре до-кумента. Личная карточка Т-2 Личная карточка — основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям.

Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. Стаж работы общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др. При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе изменение фамилии, семейного положения, образования и т.

При увольнении освобождении работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения освобождения , после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет. Похожие вопросы.

Характеристики

оформление кадровых документов

Под кадровой документацией имеются в виду документы, В соответствии с правилами оформления деловых документов текст. Правильное оформление, ведение и хранение кадровых документов в организации — основа качественного делопроизводства. Рассмотрим все. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и В зависимости от сроков хранения документов.

Смотреть: Оформление, регистрация и хранение кадровых документов — правила

Акт приема-передачи кадровых документов — образец Обязательные кадровые документы в организации С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников. Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности в соответствии со ст.

Оцените статью
Добавить комментарий